فرآیند برگزاری مراسم یادواره شهدا یک فرآیند حساس و مشکل می باشد که باید با بهترین برنامه ریزی برای اجرای کیفی ترین و معنوی ترین حالت ممکن صورت بگیرد. در اینجا با توجه به تجربیات کوچک خود ما یک چارت سازماندهی برنامه ریزی اراده می کنیم.. امیدواریم مفید و مورد استفاده واقع شود. به جهت زیبا کردن این کار، نام آن را طرح برنامه ریزی “خدمت الشهدا” نامگذاری می کنیم.
۱۰-۱۵ روز قبل از یادواره فکر برگزاری یادواره ایجاد شده، در جلسه اتاق فکر (شورای تصمیم گیری) مطرح می شود، کلیت کار و سین برنامه و تقسیم کار و با توجه به تعداد نیروهای پای کار، تیم بندی صورت می گیرد؛
.
۱- تیم هماهنگی و امور اداری (انجام امور اداری و مالی و نامه نگاری و خبری و…)
تیم امور اداری الف: (امور اداری تدارکات) انجام هماهنگی سالن و مواد دکور (نامه نگاری و هماهنگی جهت تحویل گرفت وسایل فضاسازی شبیه سنگر، گونی، پوتین، فانوس و…)
تیم امور اداری ب: (تیم روابط عمومی) انجام هماهنگی با نهادها و ارگانها و اداره ها و خبرگزاری ها و امور دعوتنامه ها و هماهنگی خانواده های شهدا (در صورت نیاز)
تیم امور اداری ج: (تیم مالی) پیش بینی، کنترل و محاسبه هزینه ها و امور مالی یادواره و ثبت و تنظیم خرج ها و فاکتورها
.
۲- تیم تبلیغات (
طراحی و نصب و انتشار بنرها، تراکتها و تبلیغات برنامه در مکانهای مورد
نظر و نیز مخابره به خبرگزاری ها و سایتها، طراحی دعوتنامه ها )
.
۳- تیم تدارکات و پشتیبانی
تیم تدارکات الف: خرید یا تحویل گرفتن امکانات و وسایل مربوط به فضاسازی با نامه نگاری های انجام شده توسط تیم اداری تدارکاتی.. و تحویل مواد و وسایل به تیم های فضاسازی – وتحویل دادن همان امکانات و وسایل پس از پایان یادواره.
تیم تدارکات ب: تیم تدارکات فضاسازی: حضور در کنار تیم های فضاسازی جهت انجام امور حمل و نقل و کمک های فیزیکی و امور تدارکاتی موقع فضاسازی -و همین حضور موقع باز کردن و جمع کردن وسایل پس از برنامه، جهت تحویل
تیم تدارکات ج: تیم نظافت: نظافت منطقه پس از فضاسازی های تیم های فضاسازی، نظافت سالن و منطقه پس از پایان یادواره
تیم تدارکات د: تیم پذیرایی: خرید یا تحویل گرفتن پذیرایی (ضمن هماهنگی با تیم مالی و اداری) ، کنترل پذیرایی تا موقع برنامه و انجام امور پذیرایی در برنامه و سپس تحویل دادن باقیمانده پذیرایی (در صورت زیاد آمدن)
.
۴- تیم فضاسازی (تزیینات و ساخت دکور ها و زیباسازی های شهدایی و دفاع مقدسی با حال و هموای جبهه و جنگ)
تیم فضاسازی الف: فضاسازی و تزیینات بیرون سالن یادواره
تیم فضاسازی ب: فضاسازی راهرو یا درب ورودی سالن یادواره
تیم فضاسازی ج : فضاسازی دیوار های بغل و عقب سالن یادواره
تیم فضاسازی ۲: فضاسازی سن و جلوی سالن یادواره
.
۵- تیم اجرایی برنامه (موقع اجرای برنامه)
تیم اجرایی الف: تیم سیستم صدا: نشستن پشت آمپلی فایر و انجام تنظیم و امور صدا، مثل ولوم، اکو، افکت و .. در مواقع موردنیاز – که مسلما باید فرد یا افرادی با تجربه مرتبط در این قسمت باشند.
تیم اجرایی ب: تیم نور : تنظیم نور و چراغ ها در مواقع مختلف برنامه، مثل تاریک شدن منطقه پرده پروجکشن موقع پخش کلیپ یا نمایش، تاریکی نیمه یا سبزموقع روایتگری و معنوی شدن، نور مناسب موقع سخنرانی، و…
تیم اجرایی ج: تیم سیستم تصویر و پروجکشن: انجام امور سیستم و پروجکشن در طول برنامه، شامل پشت زمینه ، کلیپ، سرود ملی، آهنگ زمینه راوی، آهنگ گروه سرود (در صورت موجود بودن) و .. مجموعا امور رایانه برنامه – که مسلما باید یک فرد با تجربه و توانمند عهده دار این کار باشد.
تیم اجرایی ج: تیم فیلمبرداری و عکس برداری: مشخص هست کارش.
تیم اجرایی د: تیم انتظامات : که باید با لباس یونیفرم و متمایز در حاشیه جمعیت حضور داشته باشند، برای حفظ نظم برنامه و انجام امور انتظامات و در صورت نیاز کنترلی
تیم ارتباطات برنامه : که در صورت عدم ارتباط رادیویی (بیسیم) بین مسئولان تیمها، انجام ارتباطات و هماهنگی های بر خط موقع اجرای برنامه را انجام دهند.
.
به این ترتیب تیم ها با مشورت خود اعضا یا گزینش داوطلبی اعضای تیم ها مشخص
می شوند. مسئولین هر تیم با انتخاب مسئول کل تشکل (فرمانده) انتخاب می
شود.
جلسه دوم برای توجیه ریز شرح وظایف هر کدام از تیم ها و معرفی مسئولین تیمها و اعلام جدول زمانی می باشد. همچنین ریز فضاسازی ها و خرجهایی که باید انجام شود به بحث گذاشته می شود تا لیستی از اقلام مورد نیاز و هزیتنه های لازم تهیه شود. در جلسه دوم یک فضای صحبتی معنوی و شهدایی درست کنید که بچه ها و اعضا از همان اول قلبهای خودشون رو برای یک برنامه معنوی و شهدایی آماده کنند و با انگیزه عالی کار کنند، برنامه مال شهدا است..
فرآیند برنامه به این شکل پیش می رود:
– تیم مالی (با توجه به مصوبات شورا) برآورد کلی هزینه ها و خرج ها را ارائه کرده و به تیم های مربوطه ابلاغ می کند.
– دومین تیمی که باید شروع به کار کند تیم امور اداری است که باید هر چه سریعتر نامه نگاری ها و هماهنگی های لازم ( از سالن گرفته تا هزینه و ..) را انجام دهد.
– پس از آن تیم تبلیغات فعال می شود و با طراحی تراکت و بنر و پوستر و انتشار و نصب و آنها و نیز در جریان قرار دادن خبرگذاریها، تبلیعات برنامه را انجام می دهند.
– تیم روابط عمومی هماهنگی با ارگانها، نهادها و ادارات و خانواده های شهدا را (با توجه به تصمیمات شورای مرکزی) انجام می دهد.
– تیم تدارکات الف امکانات مربوط به فضاسازی را طبق هماهنگی های تیم اداری، خریداری کرده یا از پایگاهها و مراکز دیگر تحویل میگیرد و به تیم فضاسازی می رساند.
– تیمهای فضاسازی شروع به کار می کنند. – تیم تدارکات ب در کنار تیم های فضاسازی حاضر می شوند.
– با پایان فضاسازی ها تیم نظافت فعل می شود، نظافت و تمیزکاری نهایی را انجام می دهد.
– روز قبل تیم پذیرایی خرید یا تحویل گرفتن پذیرایی را انجام میدهد.
– تیم امور اداری آخرین وضعیت مهمانان و مدعوان را با فرمانده چک میکند.
– شورا آخرین هماهنگی ها را با مجری برنامه و مدعوان انجام می دهند.
– شب قبل از شروع، با جلسه ای که ترجیحا در کنار گلزار شهدا برگزار می شود، سین و هماهنگی های نهایی صورت می گیرد و مثلا با یک زیارت عاشورا یا روضه خوانی یا سخنرانی خوب فرمانده، نیت ها صاف و خالص و شهدایی و قربه الی الله می شود، تمام غل و غش و خرده شیشه ها و نیت های غیر مخلصانه و.. برطرف می شود و همه قلبا متفق می شوند که برنامه فقط قربه الی الله برای زنده کردن روح معنوی شهدایی و برای رضایت شهدا است و نه چیز دیگر..
– مراسم شروع میشود؛ تیم های اجرایی فعال میشوند: – تیم های انتظامات مستقر می شوند -تیم رایانه، صدا و نور فعال می شوند و در تمام طول برنامه با فرمانده برنامه در ارتباط هستند.. حالا ارتباط میتواند رادیویی، چشمی یا واسطه ای باشد.
با پایان مربوطه تیم های تدارکات الف و ج وظایف محوله خودشان را انجام می دهند.
نکته ۱: برای تاثیرگذاری کاملتر بر مخاطبین، علاوه بر حس شنوایی و بینایی، حس بویایی را هم میتوانید به کار بگیرید، غیر از صدا و تصویر میتوانید بوی گل یا عود یا اسپند یا .. هم پراکنده کنید.
نکته ۲: در تمام طول فرآیند برنامه ریزی، فرمانده و شورا روی تمام مراحل نظارت و کنترل دارند.
نکته ۳: تیم مالی در تمام مدت فعال بوده و خرج ها و فاکتور ها و حساب و کتاب را کنترل و ثبت و به فرمانده ارائه می کند.
نکته ۴: تیم فضاسازی دقت کنند که سخت ترین و حساسترین کار را باید انجام دهند، یک فضا سازی خوب به خودی خود می تواند تاثیر شگرفی بر مخاطب داشته باشد.
نکته۵: هماهنگی راوی، مجری، سخنران و مدعوین اصلی را سئول تشکل (فرمانده) یا حد اقل جانشین ایشان باید انجام دهند.
..
انشا الله هرگز شرمنده شهدا نشیم….
یاحسین./
منبع :http://www.onway.ir/?p=5431
